第一步：校内申请

1、访问研修类

申请人持邀请函（如系外文则需附中文翻译件）、研修计划，在OA中填写《因公出国(境)审批表》，报校内相关单位和领导审批。

2、国际会议类

申请人持邀请函（国外大学或研究机构发出的正式邀请函，如系外文则需附中文翻译件）、参会资料（必须有正式论文入选和入选证明），在OA中填写《出国（境）参加国际学术会议申请表》，所在学院/单位做出学术评价并签署意见，报校内其他相关单位和领导审批。

 

第二步：会签审批

相关职能部门及校领导在OA系统中会签审批，校内申请程序完结，国际交流合作处受理材料，按要求公示。

 

第三步：个人生物信息采集（仅新办证照）

新办证照人员可在申办证照前 60天赴省外办采集生物信息（录指纹）并拍护照及签证照片。

 

注意：1.需提前通过国际处专办员与省外办预约时间；最晚于提交任务请示件前2天完成生物信息采集并将照片回执单原件交国际交流合作处专办员；2.根据因公出国管理有关规定，除参加国家留学基金委项目赴外访学情况，其他因公出国（境）访学研修、参加国际会议、交流考察等必须持因公证照赴外，不得持因私证照执行公务，否则，不仅发生费用不予报销，还需追究相关责任。

 

 

1、采集指纹（提前3天预约）；

身份证+户口本+预约单（身份证、户口需带原件及复印件，预约单由专办员与省外办确认后提供）  

2、照相（护照50元/版，签证20元/版，刻录光盘10元/张；可刷公务卡；因拍照地只能提供手撕发票，无明细单，无法报销。如希报销，请另取电子护照登记单填写相关信息，并注明拍照类型、单价及总金额，请拍照人在红色底单加盖发票专用章，与公务卡POS单一并作为发票附件提交财务），约10分钟后领取照片回执单和照片，并在回执单上签名）。

 

办理地址：湖北省外事办公室出国来华管理处（八一路3号，距洪山广场200米,与水果湖二中相邻，“九省通衢酒店”对面，)，从省外办正大门东侧约20米中间玻璃门下楼进地下一层(背对楼梯右手边采集指纹，左手边照相）。

 

第四步：报省外办/省台办审批，取得《出国、赴港澳任务批件》/赴台任务批件

1、请示件（学校出具红头文件）；

2、出访人员名单；

3、日程安排及译文（详细公务安排，含拟抵离境日及航班信息）；

4、邀请函复印件及译文；

5、因公临时出国人员备案表/《因公临时赴港澳人员备案表》/《因公临 

     时赴台人员备案表》（校党委书记签字或签字章，加盖校党委章）；

6、因公出国申请表（校长签字或签字章，加盖学校公章）；

7、财政批复（党政人员提供）；

8、因公临时出国(境)任务和预算审批意见表（财务处、国际交流合作处盖章）；

9、因公出访告知事项（正反面打印，团长签字）；

10、外国专家局审核表或批件（仅培训类团组提供）；

11、照片回执单（办理新证照）；

12、办理出国任务批件、护照事项表（申报系统自动生成，无需个人填报；但为完成网上申报，需个人配合完成《网上申报系统所需基本信息表》）;

13、小二寸白底正面免冠彩色证件照两张（服装整齐近期彩照）。

 

注意事项：材料请按照上述顺序清理备妥。

办理地址：湖北省外事办公室出国来华管理处政务大厅（八一路3号，距洪山广场200米,与水果湖二中相邻，“九省通衢酒店”对面，)，从省外办正大门东侧约20米中间玻璃门进入后立即左转(1楼）。

 

第五步：办理签证

 

1、出国任务批件（即第二步办理完后从湖北省外事办领回的审批件）

2、有效护照（至少仍有半年有效期）

3、邀请函及相关材料（原件、中英文）

4、详细行程安排（中英文）

5、出国签证事项表

6、前往国签证申请表

7、近期登记照片

8、英文派遣函

9、签证要求的其他材料。

注意：根据相关政策要求，持因公护照办理赴国外签证必须由省外办统一代办，个人不得私自持因公护照赴有关使领馆办理签证，省外办有特殊规定的除外。办理地址：湖北省外事办公室出国来华管理处（八一路3号，距洪山广场200米,与水果湖二中相邻，“九省通衢酒店”对面，)，从省外办正大门东侧约20米中间玻璃门下楼进地下一层(背对楼梯右转到尽头办公室）提交材料。

 

第六步：领证、出机票、买保险

因公机票采购注意事项请查看以下网址：
http://coop.hue.edu.cn/c7/ea/c1788a51178/page.htm

 

 

第七步：出国（境）前校内手续

1、所有出国（境）人员在出国前均需接受行前教育，由国际交流合作处主要负责人与出国（境）人员进行行前谈话；

2. 获得项目资助的教师出国前，请到人事处签订《培养与服务协议》。并将以下材料复印件交国际交流合作处备案：

（1）邀请函中英文

（2）护照页和签证页

（3）外语合格证（英语专业教师交毕业证和学位证复印件）

（4）与我校签订的协议《培养与服务协议》

 

第八步：在国（境）外期间

无论短期访问与培训，抑或长期访学与研修，均应保持联系畅通，确保国内24小时内可联系到本人。短期培训1月以上或长期访学与研修者半年以上，需在原学院/部门确定一名联络员，通过联络员每月向学院/部门至少汇报一次在外培训与研修进展（并报平安），同时，抄送国际交流合作处专办员。

 

第九步：回国后校内手续

1、回国后一周内将护照（通行证）上交国际交流合作处统一保管，凭因公出国（境）证件收缴证明到财务处办理报销手续；

2、提交国（境）外学习、会议、访学总结、成果、图片资料及相关材料（交国际交流合作处）；

3、长期访学研修者，应在一周内持学院开具的回校工作证明、结业证书、学习鉴定等材料到人事处报到，由人事处登记归档。

4、研修时间在一年以上的教师应完成“四个一”考核任务：1份国外研修报告，1次学术报告，1门双语课程（或教改课）教学教案，发表1篇核心期刊论文。研修时间不足一年的可适当减免，以协议方式明确。

 

注意：访学研修、国际会议、科技合作等非党政类出国（境）任务，护照采集指纹和照相程序前置，即在完成校内审批、上交任务批件请示前先到外办采集指纹并照相（照护照照片时，建议一并照签证照片）。

 

资料下载