第一步：校内申请
1、访问研修类
申请人持邀请函（如系外文则需附中文翻译件）、研修计划，填写《湖北第二师范学院因公出国(境)审批表》，报校内相关单位和领导审批。
2、国际会议类
申请人持邀请函（国外大学或研究机构发出的正式邀请函，如系外文则需附中文翻译件）、参会资料（必须有正式论文入选和入选证明），填写《出国（境）参加国际学术会议申请表》，所在学院/单位做出学术评价并签署意见，报校内其他相关单位和领导审批。
第二步：会签审批
相关职能部门会签及校领导审批，校内申请程序完结，国际交流合作处受理材料，按要求公示。
第三步：报省外办/省台办审批，取得《出国、赴港澳任务批件》/赴台任务批件
1、请示件（学校出具红头文件）；
2、出访人员名单；
3、在外日程及译文（详细公务安排，含抵离境日）；
4、邀请函复印件及译文；
5、因公临时出国人员报名审批表（校长签字，盖学校章）；
6、因公临时出国人员备案表/《因公临时赴港澳人员备案表》/《因公临
时赴台人员备案表》（校党委书记签字、盖校党委章）；
7、财政批复（党政人员提供）；
8、因公短期出国(境)任务和预算审批意见表（财务处盖章）；
9、因公出国（境）经费预算表（签字盖章）；
10、因公出访告知事项（团长签字）。
第四步：办理因公护照或港澳台通行证
1、办理因公护照：
（1）采集指纹（提前3天预约）；
身份证+户口本+预约单+指纹单+出国、赴港澳任务批件（身份证、户口和批件均需带原件及复印件）
（2）照相（在省外地下一层窗口缴费（现金50元）并照相，领取照片回执单和照片，并在回执单上签名）；
（3）提交办理护照申请：
①电子护照事项表；
②电子护照申请卡（贴身份证复印件及照片，已有因公护照的也需提交护照申请卡）；
③《因公临时出国人员备案表》；
④《出国、赴港澳任务批件》原件；
⑤指纹单；
⑥电子护照签字单；
⑦缴费（部分费用需交现金）。
办理地址：湖北省外事侨务办公室附办公楼二楼护照签证办理大厅（武汉市武昌区八一路三号）
2、办理港澳通行证：
（1）《出国、赴港澳任务批件》原件；
（2）2张2寸彩照片正面、免冠、服装整齐、白底的软光纸近期彩照）；
（3）《因公临时赴港澳人员备案表》；
（4）邀请函复印件（如系外文则需附中文翻译件）；
办理地址：湖北省外事侨务办公室附办公楼二楼护照签证办理大厅（武汉市武昌区八一路三号）
第五步：办理签证
1、出国任务批件（即第二步办理完后从湖北省外事办领回的审批件）
2、有效护照（至少仍有半年有效期）
3、邀请函及相关材料（原件、中英文）
4、详细行程安排（中英文）
5、出国签证事项表
6、前往国签证申请表
7、近期登记照片
8、英文派遣函
9、签证要求的其他材料。
注意：根据相关政策要求，持因公护照办理赴国外签证必须由省外办统一代办，个人不得私自持因公护照赴有关使领馆办理签证，省外办有特殊规定的除外。办理地址：湖北省外事侨务办公室附办公楼二楼护照签证办理大厅（武汉市武昌区八一路三号）
第六步：领证、出机票、买保险
因公机票采购注意事项请查看以下网址：
http://coop.hue.edu.cn/c7/ea/c1788a51178/page.htm
第七步：出国（境）前校内手续
1、所有出国（境）人员在出国前均需接受行前教育，由国际交流合作处处长对所有出国（境）人员进行行前教育；
2. 获得项目资助的教师出国前，请到人事处签订《培养与服务协议》。并将以下材料复印件交国际交流合作处备案：
（1）邀请函中英文
（2）护照页和签证页
（3）外语合格证（英语专业教师交毕业证和学位证复印件）
（4）与我校签订的协议《培养与服务协议》
第八步：在国（境）外期间
无论短期访问与培训，抑或长期访学与研修，均应保持联系畅通，确保国内24小时内可联系到本人。短期培训1月以上或长期访学与研修者半年以上，需在原学院/部门确定一名联络员，通过联络员每月向学院/部门至少汇报一次在外培训与研修进展（并报平安），同时，抄送国际交流合作处专办员。
第九步：回国后校内手续
1、回国后一周内将护照（通行证）上交国际交流合作处统一保管，凭因公出国（境）证件收缴证明到财务处办理报销手续；
2、提交国（境）外学习、会议、访学总结、成果、图片资料及相关材料（交国际交流合作处）；
3、长期访学研修者，应在一周内持学院开具的回校工作证明、结业证书、学习鉴定等材料到人事处报到，由人事处登记归档。
4、研修时间在一年以上的教师应完成“四个一”考核任务：1份国外研修报告，1次学术报告，1门双语课程（或教改课）教学教案，发表1篇核心期刊论文。研修时间不足一年的可适当减免，以协议方式明确。
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